迟平的ERP之梦

○江南化工 高利

    “我们既然来到项目组，就是希望把公司的管理思想和软件融合在一起，让SAP尽可能符合公司的实际需求，固化一种管理模式，提升公司的管理水平和本质安全水平，提高工作效率。”这，就是迟平的ERP之梦，很简单，也很明确。

    两手都要抓，两手都要硬

    当在宁国分公司上报ERP项目组的人员名单中看到“迟平”的名字时，项目总监王自军和项目经理代长良心里是打鼓的：作为江南化工宁国分公司的销售副总，如果迟平来项目组，这半年宁国的销售业务怎么办？

    “我出来了，我们的销售业务怎么办，当时自己也在犹豫。”迟平坦言道。迟平来公司已有八九年的时间，但是真正接管销售副总的岗位是在2011年11月。对于民爆行业的销售来说，与客户的感情建立很重要，来项目组这段时间恰是迟平与客户方的感情刚刚建立起来之时。

    在宁国分公司，目前找不到可以暂时顶替他岗位的人员，这也是让项目组领导担心和让迟平本人犹豫最重要的原因。在宁国制定的2013年销售方案中，这一年迟平的主要工作之一就是带领销售员拜访每个客户，力图经过半年的时间，让公司的销售人员都与客户建立良好的沟通渠道。但是，这次根本没有这样的时间。项目启动是在3月18日，启动前所有关键用户要全部到岗，这就意味着，刚刚与客户建立感情的迟平要有半年的时间见不到客户的面。

    “在销售人员与客户不熟悉的时候，我就通过电话把两边的工作都充分沟通好，然后指导销售人员该怎么处理业务，怎么维持客户关系，再让销售人员去跑。”迟平一句简单的话，轻描淡写，但在本来工作量就很大的项目组，要做到两方面兼顾谈何容易，他必须付出比其他人更多的努力。当别人在电脑前学习资料时，当大家在食堂吃饭时，你可能会经常看到一个出去打电话的身影，那就是迟平。“电话连线，遥控指挥”是对他最好的描述，在项目组期间，迟平所负责的宁国分公司的销售业务丝毫没有放松。

    虽然心系自己的本职销售工作，项目组的工作也是一点都没耽误，而且做得很出色。迟平不断用自己第二个八小时甚至第三个八小时加强学习，在SD小组中担当了重要角色，他提出了很多思路性的想法。另外，迟平还把在宁国分公司销售部门时间较长、业务能力较好的业务员程呈一起调入项目组。这样，当有些重要的客户和事情需要他自己跑时，可以保证宁国分公司在SD组的工作正常运行，任务完成后他再加班加点把自己耽误的内容补回来。

    近半年来，迟平就是用这样的方式工作，用他的话来说“站在项目组的角度，为实现减员增效，集团化管控，项目非常关键；站在宁国分公司的角度，销售业务是根本，绝不能丢。”正是用这样的标准要求自己，迟平真正的做到了“两手都要抓，两手都要硬”。

减员增效、

管理提升才是硬道理

    宁国分公司以前所有的报表和数据都是手工完成，报表统计时间长、任务重、工作效率低，数据的准确性也有待再次考证，后来实施的利玛系统逐步将操作、登记、备案等转为系统化操作，但利玛系统只是单机软件，不能实现网络化操作。而现在集团统一实施的SAP软件是全球功能最齐全的ERP系统高端产品，其功能覆盖企业的财务、采购、库存、生产、销售和质量管理等各个方面，可实现数据的实时采集和更新，从而大大提升工作效率。“比如某一个区间集团各个分子公司销售数量或向某个客户销售总数量的统计查询，可能原来需要半个小时乃至大半天的时间，现在只需要三十秒。”当说到现在的系统时，迟平的脸上充满了期待。

    作为员工或者外包方，会想怎么方便怎么做，作为企业的管理者，会要求怎样规范怎么去做，这是一个管理和被管理的过程，但如果不控制，存在的风险将会给企业带来很大的损失，而现在的SAP系统就是这样一个管理软件，将助推公司的管理迈上更高的台阶。“就我们SD组而言，通过软件对购买证和合同的管控是重要管控点之一。”为保证经营的合法合规，公司要求客户必须严格按照购买证上的有效期和有效数量对应购买产品。相对于以前的人工监管，现在只要将购买证上的数据输入系统，就可实时调取，如果超过有效期或限额就无法调取。另外，软件设置了提前预警功能，系统自动抓取即将到期的数据，提醒业务人员及时跟踪，从根本上规避了过期未发货的情况，从而更好的服务客户。

    据迟平介绍，系统还实现了对公司资质、人员资质和车辆资质的管控。特别是车辆管理方面，针对宁国分公司车辆外包的情况，以前只是人工督促对方按时年审、维护和保养等，但外包方的时间紧迫感并不强。而通过软件设定有效期进行管理，不但更加轻松，也大大提升了管理水平。

不经历风雨，怎能见彩虹

    从人为督促员工不要犯错，到通过程序让员工没有机会犯错，SAP真正实现了从人为控制向系统化、程序化控制方向的转变，保护各项工作紧张有序的运行。“要做到不给员工犯错的机会，就必须从源头抓起，也就要求在流程设计阶段花费很大的心思。”迟平说到这里仿佛又回来那段流程设计的时间，用他的话来说“那是最关键，也是最艰难的时候。”

    “要让整个集团很多工作一模一样的统一起来特别难。所以，项目在实施过程中遇到很多问题。”迟平的感慨也是项目组很多人共同的心声。江南化工下属公司多，分布区域广，每个公司的技术条件、地域情况、管理模式和人力资源的配备等都不一样，差异性很大。就拿人员设置来说，宁国分公司的销售部下设业务室，业务室设置调度员、开票员、备案员、录入员4人，人员分工明确，但是不少其他公司却没有这样的设置；在报表方面，一个简单的交货单，却因为地域、民爆环境及公司内部管理的不同，格式差异很大，从4联到8联的情况都有，有些公司还存在交货单和车辆运输单分开的情况；在押运员方面，新疆区域的公司因地域的特殊原因，增设了武装押运，这是其他区域没有的；在客户信息方面，因新疆内蒙的地域原因，大都使用卫星电话，经常更换，如何在交货单上准确的体现客户信息也成为伤脑筋的问题……而这些，还只是各种困难中的冰山一角。

    面对以上种种问题，每一个都必须找到解决方案。为此，迟平和SD组的成员一起把每家公司的现场调研报告全部罗列起来，进行横向对比，看差异在哪里；开专题讨论会，头脑风暴的讨论解决方案；做PPT，进行各种演示，看如何让流程符合各方需求……是的，只要内心坚定，方法总比困难多。最终，大家在“求大同存小异”的原则下，综合各个公司的实际情况及行业要求，将主要内容进行统一，针对特殊原因给予特殊对待，最终达成了一致。

    “我们必须得把公司具体的做法和想法以及要求跟项目组充分沟通，特别是宁国分公司本身使用过软件，承担的责任就更大，所以我们把能做的、不能做的都反馈出来，希望已经实现的可以更好的完善，不能实现的在新系统中能实现。”在整个项目中，从购买证录入、销售报表、购买证报表、运费计算、销售计划、预算到人员管控等，宁国分公司提出了30多条管理需求。

    “这次项目由于时间关系和整体计划实施阶段的考虑，并没有把所有内容都放上去，还需要我们后续不断补充和完善。”对于追求完美的迟平来说，现在的工作才是刚刚开始。ERP-SAP项目本身是一个系统工程，需要拥有不断改进、持续完善的精神，让项目在持续改进中不断优化。  “一旦逐步完善后，我们的软件功能将会非常强大，将大大减少工作量和人为出错点，这与民爆行业倡导方向也是相符的。”当谈到什么时候最开心，迟平又一次露出真诚的笑容。“我的想法很简单，每当一件目标达成以后，那是我最快乐的时候，那时会觉得所有的苦和累都特别值，也觉得特别有干劲。”