档案管理

○新疆天河经营公司 安欢

    “小安，我想查一下2011年5月的凭证，可以吗？”“没问题，你登记一下，我给你拿。”我新一天的工作就从进入档案室的那一刻中开始了。

    填写档案借阅记录、拿实体档案、请借阅人填写利用效果、评价服务态度等等，每看见借阅人写下的“达到利用效果、服务态度满意”的字样，我就摇头晃脑地小得意一下，同时对自己提出更高的要求。

    2012年7月，我从生产岗位调至行政岗，同时兼任公司综合档案室档案员，工作环境及性质的变换，让我心里充满了恐慌感，怕自己无法胜任这份工作，怕拖公司的后腿，怕辜负领导的期望……种种不自信的想法，让我将自己的心蜗居在一个小小的角落里，看不见阳光，野草疯长。 直至我的心结从档案中走进，又从档案中走出。

    那日，一位同事来借阅一份两年前收到的外部来文，缘于我良好的记忆及因不自信而疯狂汲取知识的过往，我很快就将文件找了出来，同事很高兴，夸了我一句“这么快就找到了？不错，年轻人，好好干！”简单的一句话，如同刚升起的太阳，温暖却不耀眼——我看到了一丝希望。

初识档案

    档案作为一种信息资源，作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极地发挥着重要作用。

    在综合档案室成立以前，公司各类资料由产生部门自行保管，统一存放在一间储物室中。各部门按照自己的方式将资料编码保存，自己查阅方便，但跨部门的查阅资料，就存在一定的问题。

    2012年，公司综合档案室正式成立，按照分管业务的不同，设立了档案工作领导小组、档案鉴定销毁领导小组，任命了综合档案室及各部门兼职档案员，同时明确职责与分工，档案规范化管理工作便风风火火地开展起来。

归档文件的确认

    为准确划分归档文件范围，公司多次邀请库车县档案局工作人员，详细讲解公司的性质及业务流程，他们阅览了公司目前所有的档案后，为公司草拟了除常规性档案之外的档案的归档范围及保管期限，并将所有档案分为七大类。自此，档案管理工作拉开序幕。但我的心，也随着这项任重道远的工作的开展，沉重起来。

档案的收集

    档案收集就是接受和征集档案，按照规定，通过例行的接收制度和专门的征集方法，把分散在各机关、部门、个人手中的档案，集中到综合档案室进行科学管理的一项业务环节。

    公司的综合档案室成立后，向各部门下发了档案归档范围和要求。各部门负责人和兼职档案员迅速响应，立即按照要求整理各自档案。业务部的炸药购买手续、产品编码单；仓储部的产成品出入库明细账、总账，以及其他部门的常规性档案等等。

    “小安，横向装订和竖向装订，编页码的地方一样吗？”“小安，活页的账本要重新装订吗？”自档案收集工作开始后，诸如此类的小问题一直萦绕在我的耳边，从未停止过。看着大家如荼似火工作场面，我的心微微一轻，这么多人如此认真执着地做着同一件事，还怕做不好吗？

档案的整理与鉴定

    档案整理就是指对收集来的档案分门别类组成有序体系的一项业务，是档案管理中的一项基础工作。档案鉴定是区别于判定档案真伪和档案价值的鉴定，是对价值的评价和预测。

    档案收集工作落下帷幕后，档案整理工作又撩开幕布。我认为，档案整理是档案规范化管理工作中一项十分重要的工作，档案类别的界定、保管期限的确认，是严谨而又繁琐的事情，一个不慎，档案的利用效果就会大打折扣。

    股东会的一般资料该放永久还是30年？员工三级安全教育是否有必要放30年？产成品出入库台账以账本管理的方式纳入综合管理类？这样的小问题，对于受过专业授课的档案管理人员来说，也许只是小菜一碟，可对我这个半路出家的“毛头姑娘”，却真的是难上加难。

    但主动工作，高度负责，勇于挑战，立即行动才是盾安人应有的工作作风。为此，档案归口部门负责人，也就是我的上司，一次次带着我前往档案局请教有关问题，同时也多次给控股集团档案室打电话、发短信、OA邮件请教档案整理问题。最后将机关严谨的作风与企业活泼的作风相结合，形成一套具有公司特色的整理方式，既满足了档案整理的必要条件，如同雪中送炭，又舍去档案整理的繁琐枝末。

档案的入库与保管

    档案的保管，就是根据档案的成分和状况，所采取的存放和安全防护措施。

    在整理档案的同时，公司领导加大对档案管理工作的硬件投入，淘汰了占用空间的五节柜，购置了密集柜，同时扫描仪、复印机、电脑、录音笔、加湿器、灭火器、冷风机等一应俱全。公司在将档案做好入库后又将库房中腾出的空间隔断成为一个阅览室，方便档案管理人员及档案借阅者工作及阅读。与此同时，完善各种制度，并上墙张贴，使人人明白借阅流程，时时记住保密制度。

档案的统计

    档案统计就是运用一系列的统计技术和方法，通过表册和数字的形式描述和分析档案工作的各种现象、状态和趋势的工作过程。它是了解、认识和掌握档案工作总体情况的重要手段。

    目前，公司共收集文书档案：永久107件、30年470件、10年773件；会计档案：永久4件、25年6件、15年144件。

档案信息化

    档案信息化是指在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。

    各项基础工作完成了之后，我开始将档案的电子目录录入至DDM盾安档案管理软件中。此举对公司来说，是一个小小的突破，因为该软件强大的组合搜索功能，不到五分钟就能根据条件查找到需要的实体文件。

档案的利用

    档案利用，是档案利用者通过档案利用工作系统查找、利用档案信息，满足其利用需求的行为过程，也是档案信息资源潜在的利用价值得以实现的过程。

    “小安，帮我找一下2011年民爆办发来的一份文件。”

    “知道文件的名称吗？”

    “只知道文号。”

    “OK，没问题，五分钟之内给你。”

档案编研

    2012年底，公司将完成新疆维吾尔自治区档案二级达标工作纳入至2013年的重点工作中，自那时起，综合档案室和各个兼职档案员就投入至紧张的档案达标准备工作中，至此，全宗、大事记、组织沿革、制度、案例等编写工作及其他准备工作均已完成，今年9月13日，公司迎来了自治区及地区级档案局的达标验收工作，并以83.5分的成绩顺利通过。

后记

    规范化、科学化的档案管理，是企业必须做好的一项基础性工作，在企业发展的同时档案工作不应被削弱。建立一套适应本公司业务特点、体现公司规范化、科学管理水平的档案体系，使之与企业发展速度相匹配，将有助于企业各项综合业务、研究工作的开展，对规避和抵御各种风险起到重要作用。

    传统的企业文件档案管理模式，是以保存在工作中产生的原始信息记录为主要内容，以实现归档信息在必要时刻的历史查考与法律凭证作用为工作目的。这种模式在以手工管理的时代不仅十分重要，而且也十分可行。然而，伴随着自动化管理工具的成熟和普遍使用，企业对其所需信息的控制，已经开始从库房管理模式转向资源管理模式，信息管理的要求和具体实施，已经渗透到企业活动的方方面面。

    现代新兴的档案管理理念是以比较规范的企业文档管理为基础，通过积极有效的数据清理、信息管理规范建设，信息流动渠道的设计与关键环节确定等项具体工作，借助于信息自动化管理平台，实现企业的信息产生、信息处理、信息传递、信息留存和信息使用的自动化监控功能，提高信息利用的效率，将企业信息管理的事后模式，改造为企业信息资源培植与管理的即时模式，充分实现企业信息在企业活动中应有的支持作用。

    随着档案工作的日渐完善和规范，我似乎觉得镜中的自己如同档案室一般，正在茁壮成长。只要给了我舞台，假以时日，我就会绽放出属于自己的光彩。